BAB 8

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

THE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

Disusun oleh :

1.     Andhi Dewangga           13.1.02.08400

2.     Faris Aditya R.              13.1.02.08540

3.     Dhannya Yusuf             13.1.02.08619

4.     Dian Oktaviani P.          14.1.02.08771

5.     Ruri Novarina                14.1.02.09344

6.     Lusy Ayu F.                   14.1.02.09444

SEKOLAH TINGGI ILMU EKNOMI INDONESIA

SURABAYA

2016

8.1 Data Processing Tasks

            SIA melaksanakan 4 tugas dasar pengolahan data: pengumpilan data, manipulasi data, penyimpanan data, danpenyiapandokumen.

1.      Pengumpulan data

Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap   tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2.      Manipulasi data

Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi data meliputi :

·         Pengklasifikasian, elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).

·         Penyortiran, catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji.

·         Penghitungan, operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam system gaji, misalnya, upah per jam dikalihkan dengan jam kerja.

·         Pengikhtisaran, terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.

3.      Penyimpanan data

Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari; di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk database. Secara umum, sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.

4.      Penyiapan data

SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara:

·         Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya, tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.

·         Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya, cek gaji yang disiapkan setiap hari jum’at. Umumnya, output berbentuk dokumen kertas.

8.2 Characteristics of The Accounting Information Systems

Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain SIA:

·         Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memusatkan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya.  Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintahnya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

·         Berpegang pada prosedur yang relative standar. Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.

·         Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.

·         Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan.

·         Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

8.3 The Major Subsystems of The Distribution System

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak eksternal (pajak, investor, kreditor) dan pihak internal ( manajemen, karyawan, pemilik) Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi.

Oleh karena bentuk operasional perusahaan yang beragam, maka sasaran sistem informasi akuntansi juga beragam bentuknya. Misal suatu perusahaan manufaktur akan memerlukan sistem informasi akuntansi yang dapat menghasilkan informasi biaya produksi dan besarnya harga jual produk, jenis produk, kuntitas dan kualitas produk, biaya-biaya yang berhbungan dengan produk misal biaya pembelian bahan, biaya transportasi pengantaran, dll.
Lingkup (scope) sistem informasi akuntansi adalah memberikan informasi untuk tujuan akuntansi yaitu tujuan eksternal yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh otoritas dan tujuan internal untuk tujuan pengambilan keputusan manajemen. Untuk tujuan eksternal biasanya didasarkan pada standar yang ditetapkan oleh otoritas. Misal penyajian laporan keuangan untuk publik, sehingga dibutuhkan sistem informasi akuntansi keuangan.
Sebaliknya manajemen seringpula membutuhkan informasi akuntansi yang berkaitan dengan pengambilan keputusan untuk tujuan tertentu, sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi akuntansi manajerial. Baik sistem informasi akuntansi keuangan dan sistem informasi akuntansi manajerial merupakan komponen dari suatu sistem informasi dalam organisasi yaitu sistem informasi manajemen.

Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi:

• Melaksanakan tugas yang diperlukan
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar
• Menangani data dengan rinci
• Berfokus pada historis
• Menyediakan informasi pemecah masalah yang minimal

Tugas Pengolahan Data
1. Pengumpulan Data
Pada pengumpulan data, sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2.Perubahan Data / Manipulasi Data
Perubahan data / Manipulasi data adalah proses pengolahan data menjadi informasi yang lebih berguna. Proses yg dilakukan dalam Perubahan data meliputi:

• Pengklasifikasian
• Pengurutan (Sorting)
• Perhitungan
• Pengikhtisaran

3.Penyimpanan Data
Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar dat dalam database adalah data akuntansi.

4.Penyiapan Dokumen
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak pemakai menggunakan tampilan layar. Output pada SIA dipicu oleh 2 hal:

• Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi.
• Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada saat tertentu.

Contoh Sistem pengolahan data / Sistem Informasi Akuntansi pada sistem pemasaran

"Sistem Distribusi"
Sistem Distribusi memiliki 3 SubSistem utama, yaitu:

1. SubSistem pesanan pelanggan: Subsistem yang menangani order dari pelanggan.

-Pemasukan Pesanan

• Edit data pesanan
• Menghitung pemeriksaan kredit
• Log pemesanan
• Menandai pesanan yang telah dipenuhi

-Persediaan

• Memeriksa saldo persediaan
• Memeriksa titik pemesanan kembali
• Menambahkan jenis barang yang diterima
• Menyediakan data buku besar

-Penagihan

• Mendapatkan data pelanggan
• Menyipkan Faktur

-Piutang Dagang

• Menambah piutang baru & menghapus piutang yang telah dibayar
• Menyediakan data buku besar

2. SubSistem pemesanan stok tambahan: Subsistem yang menangani perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali.

-Pembelian

• Memilih pemasok
• Mendapat komitmen lisan
• Menyiapkan pesanan pembelian
• Menutup pesanan pembelian

-Penerimaan

• Proses penerimaan
• Memberitahukan system lain

-Hutang dagang

• Membuat cacatan hutang pada pemasok
• Membayar pada pemasok
• Meghapus hutang yang telah dibayar
• Menyediakan data buku besar

3. SubSistem proses buku besar
Subsistem ini mengkonsolidasikan data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan bisnis yang bersifat periodik.

Peranan pemrosesan data dalam memecahkan masalah

• Menghasilkan output-output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar, yang sangat berguna danpenting dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak.
• Sistem informasi Akuntansi (SIA) menyediakan Database yang lengkap yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database ini menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain (terutama SIM dan DSS).

8.4 The Role of Accounting

Akuntansi di dalam suatu perusahaan memegang peranan penting, karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data yang dinyatakan dalam satuan uang. Untuk mengumpulkan data keuangan yang baik, diperlukan suatu sistem informasi yang baik. Informasi yang sah dan tepat sangat dibutuhkan manajemen dalam pengambilan keputusan demi pengembangan perusahaan. Untuk memperoleh informasi yang sah dan tepat diperlukan kerja sama yang baik antara sesama pihak yang berkepentingan. Sistem informasi yang baik sangat dibutuhkan dalam setiap kegiatan manajemen perusahaan. Karena sistem informasi merupakan suatu tolak ukur yang digunakan oleh manajemen untuk mengetahui secara pasti keadaan perusahaan, sehingga perencanaan–perencanaan perusahaan di masa mendatang lebih mudah disusun. Berarti berhasil tidaknya suatu perencanaan ada kaitannya dengan keakuratan informasi yang diterima. Peranan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan sangat penting dan diperlukan pihak manajemen, karena sistem informasi akuntansi dapat memberikan informasi yang berhubungan dengan laporan keuangan yang dapat digunakan untuk mengukur berbagai kegiatan perusahaan, serta menilai dan mengukur hasil kerja tiap unit yang telah diberikan wewenang dan tanggung jawab.

Pekerjaan/tugas/fungsi yang dapat dilakukan oleh seorang akuntan di dalam suatu perusahaan adalah sebagai:

· Controller

· Treasurer (bendaharawan)

· Tax specialist (spesialis pajak)

· Financial Analyst (analis keuangan)

· Cost accountant (akuntan biaya)

· General accountant (akuntan umum)

· Information systems (sistem informasi)

· Budgeting specialist (spesialis anggaran)

· Internal auditor (pemeriksa internal)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah subsistem dari sistem informasi yang bertujuan untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi keuangan dari kejadian bisnis (Gelinas et. al., 2004, p.15). Informasi ini dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan.

Apakah peran yang dimainkan seorang akuntan dalam SIA? Tiga peran akuntan dalam SIA adalah sebagai user, designer, dan auditor. Sebagai user atau pemakai sistem, akuntan harus bisa memastikan bahwa sistem baru berisi ciri-ciri (features) yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan/tugas/fungsinya dalam organisasi. Dengan kata lain, para akuntan harus memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan mereka kepada para profesional/spesialis sistem yang merancang sistem mereka. Karena itu, akuntan sebagai pemakai sistem harus mengetahui bagaimana sistem dikembangkan, teknik-teknik yang digunakan dalam pengembangan sistem, dan teknologi yang akan digunakan dalam sistem yang baru.

8.5 Information Systems In Problem Solving

Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah  solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan memperhitungkan peraihan kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang merugikan atau memiliki potensi untuk merugikan bagi sebuah perusahaanatau yang menguntungkan atau yang memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan.

Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakann memilih alternative  tindakan.  Keputusan adalah tindakan tertentu yang di pilih. Biasanya pemecahan masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.

1. Peranan Interpersonal

 Figur Pimpinan: Manajer melakukan tugas-tugas seremonial, seperti memberikan tur ke fasilitas bagi tamu yang berkunjung.

  Pimpinan: Manajer memelihara unitnya dengan memperkerjakan dan melatih staf serta memberikan motivasi dan semangat.

  Hubungan: Manajer melakukan kontak dengan orang-orang diluar unit manajer itu sendiri (sesama manajer dan pihak lain di dalam lingkugan unit) dengn tujuan menjalankan urusan-urusan bisnis.

2. Peranan Informasional

  Monitor: Manajer terus mencari informasi yang berisa kinerja unitnya.

  Desimenator: Manajer meneruskan informasi yang berharga ke pihak-pihak lain di dalam unitnya.

  Juru Bicara: Manajer meneruskan informasi yang berharga ke pihak-pihak diluar unit(atasan dan orang-orang di dalam lingkungan).

3. Peranan Keputusan

  Wirausaha: Manajer melakukan perbaikan yang permanen terhadap unit, seperti mengubah struktur organisasi.

  Penanganan Gangguan: Manajer memberikan reaksi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak  di antisipasi sebelumnya, seperti devaluasi mata uang diNegara-negara asing di mana perusahaan memiliki operasi.

  Pengalokasi Sumber Daya: Manajer mengendaikan kas unitnya, menentukan berbagai sub unit mana akan menerima sumber daya apa.

  Negosiator: Manajer menyelesaikan perselisihan yang terjadi di dalam unit dan antara unit dengan lingkungannya.