bab 14

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEMS

Disusun oleh:

Andhi Dewangga                    13.1.02.08400

Faris Aditya R                            13.1.02.08540

Dhany Yusup                          13.1.02.08619

Dian Oktaviani P                    14.1.02.08771

Ruri Novarina                         14.1.02.09344

Lusy Ayu F                             14.1.02.09444

Sisteminfirmasimanajemen.blogspot.co.id

SM 7

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

 SURABAYA

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.

Bagi beberapa orang, informasi adalah sesuatu yang mereka tidak ketahui atau miliki dan dapat digunakan dalam solusi satu permasalahan. Data sering dapat menjadi dasar yang lebih yang mengacu pada angka-angka, orang atau sesuatu. Dalam pengertian ini, data menjadi informasi ketika diakses oleh orang yang memerlukannya dan dapat menggunakannya dalam solusi permaslahan. Ketika data dan informasi diorganisir, sistematis Dan terpadu, kita mengacu padanya sebaga suatu system informasi. Tehnologi computer memungkinkan organisasi mengkombinasikan data dan informasinya dalam lokasi-lokasi pusat secara efisien yang dinamakan database. Dan kemudian membuatnya tersedia untuk penggunaan oleh orang lain tanpa melihat lokasinya. Ketika database ini mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya manusia, kita menamakannya system informasi sumber daya manusia.

Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja.

Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Raymond McLeod, Jr yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 : 475) dalam buku Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi sumber daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan yang meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya manusia atau anggota perusahaan.        

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber dayamanusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih dari sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara dan mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.

Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber daya manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang :

1. Tepat waktu,

2. Akurat,

3. Ringkas,

4. Relevan,

5. Lengkap.    

            Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secara singkat sebagai berikut :

1. Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.

2. Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.

3. Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.

4. Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi  tertentu.

5. Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.

Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen  Sumber Daya Manusia sebagai berikut :

Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah

sebagai berikut :

1.      Blangko-blangko lamaran

            Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.

2. Evaluasi-evaluasi penting

            Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi.

3. Maklumat-maklumat perubahan personalia

            Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4. Tindakan-tindakan pendisiplinan

            Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

5. Daftar gaji

            Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a.Fungsi Masukan,

b.Fungsi Pemrosesan,

c.Fungsi Keluaran.

Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama sistem informasi sumber daya manusia, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik.

Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial

Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

14.1 FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam area fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI. Kita menggunakan istilah direktur SDM untuk menjelaskan orang yang bertanggung jawab atas SDM. Direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.

Kegiatan Umum SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama :

1. Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring)   SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan   Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.

3. Manajemen Data   SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan   Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter gigi, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa dating. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a.Fungsi Masukan,

b.Fungsi Pemrosesan,

c.Fungsi Keluaran.

            Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Fungsi Masukan

            Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).

b.Fungsi Pemrosesan

            Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

c.Fungsi Keluaran

            Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

Untuk menunjang kesuksesan perusahaan diperlukan pengintegrasian fungsi SDM melalui praktek - praktek SDM dalam strategi bisnis perusahaan. Pemilihan dan penerapan strategi bisnis yang tepat sangat ditentukan oleh kualitas SDM yang berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan, merencanakan dan melaksanakan strategi bisnis yang ditetapkan. Pengintegrasian fungsi SDM dalam perencanaan strategi bisnis ini dimaksudkan untuk memberdayakan SDM yang dimiliki dalam pengelolaan berbagai unit kerja dalam organisasi agar proses pengelolaan sumber-sumber daya tersebut dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Fungsi sumber daya manusia (SDM) adalah untuk meningkatkan produktivitas (achievement performance) dalam menunjang perusahaan lebih kompetitif. Dalam hubungan ini, pengukuran produktivitas hanya dibatasi secara sempit pada peran sumberdaya manusia, yang secara bisnis disebut sebagai pekerja (work force). Dengan kata lain produktivitas pada fungsi SDM tidak memperhitungkan faktor lainnya, seperti cost, quality, flexibility dan delivery.

Dalam memahami fungsi SDM perusahaan, sesungguhnya perhatian tidak hanya tertuju pada tujuan para pekerja tetapi juga tujuan dari perusahaan. Ini berarti, di satu pihak, fungsi sumberdaya pekerja (SDM) yang dimiliki individu secara efisien dan efektif harus dikaitkan dengan ekspektasi para pekerja yang dinilai sebagai upah dan di pihak lain, tujuan perusahaan untuk mengoptimalkan profit yang diinginkan. Dengan kata lain dua tujuan (worker vs firm) harus terjadi secara simultan. Bagaimana membuat hubungan yang ideal antara tujuan sumberdaya manusia dalam pengelolaan SDM dengan tujuan perusahaan (organisasi) secara bersamaan menjadi tugas pokok dan fungsi SDM di dalam suatu perusahaan. Dengan demikian, tujuan fungsi SDM dalam hal ini adalah bagaimana terjadinya produktivitas bagi setiap individu di dalam perusahaan, agar nilai produktivitas ini memberikan dampak langsung bagi peningkatan profit perusahaan.

14.2 EVOLUSI SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.

Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO ( Equal Employment Opportunity ), OSHA ( Occupational Safety and Health  Administration ), dan AAP ( Affirmative Action Program ), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.

Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.

Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi. Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi, bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.

Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.

14.3 MODEL SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

            Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia,umumnya menggunakan format yang sama dari subsistem input,database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data,penelitian dan intelijen.Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer.Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database nonkomputer.Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.Berbagai komponen input,penyimpanan dan output membentuk model HRIS.

Suatu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lainnya adalah beragamnya aplikasi yang dimungkinkan. Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada  penyimpanan komputer.

Subsistem Input

1.     Sistem Informasi Akutansi

Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen dara personil dan data akuntansi.

a. Elemen data personil, relatif lebih permanen dan bersifat nonkeuangan. Elemen data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada perusahaan. Data yang serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun.

b. Elemen data akuntansi, terutama bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis dibandingkan data personil.

SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil-keuangan dan nonkeuangan.

2.     Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :

a.       Penelitian suksesi, dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.

b.       Analisis dan evaluasi jabatan, mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.

c.       Penelitian keluhan, membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

3.     Subsistem Intelejen Sumber Daya Manusia

Subsistem intelejen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

a. Intelejen pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

b. Intelejen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

c. Intelejen serikat pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

d. Intelejen masyarakat global. Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

e. Intelejen masyarakat keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.

f. Intelejen pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktik personalia pesaing, dan mungkin informasi perseorangan yang berpotensi untuk direkrut.

4.     Database HRIS

Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen, dan pemasukan data.

a.     ISI DATABASE

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.

• Data pegawai

Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab survei 1990-91, data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.

• Data non pegawai

Ketika diminta untuk menjelaskan data non-pegawai dalam database mereka, 8% responden HRSP mengidentifikasikan data yang menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah.

b.     LOKASI DATABASE HRIS

Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi data base yang lain berada di dalam SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan.

Pemasukan data. Data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber, menurut penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah yang paling populer (86,9% perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukan data dari lingkungan relatif jarang, dilaporkan hanya oleh sekitar 24,2% perusahaan.

Subsistem Output

1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis/evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis/evaluasi kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi.

2. Subsistem Perekrutan

Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalui subsistem perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem output terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif, dan juga merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktikkan daripada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada.

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar. Namun, dalam hal persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini. Namun, terdapat cukup usaha pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/kompensasi, pelatihan dan suksesi.

4, Subsistem Kompensasi

Aplikasi peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran adalah satu-satunya area yang paling besar usaha pengembangannya.

5, Subsistem Tunjangan

Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Defined contribution dan defined benefit memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri tunjangan yang diinginkan dari suatu area “menu”, yang dinamakan cafetaria style benefit plans.

6, Subsistem Pelaporan Lingkungan

Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, misalnya dalam hal pelaporan kebijakan dan praktik personalia perusahaan kepada pemerintah. Berbagai aplikasi (contoh : EEO (employment opportunity)) ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini

 HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan meningkat.

14.4 BAGAIMANA MANAJER MENGGUNAKAN SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar; dimulai dari : Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.

Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.

Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.

Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.

Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:

Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized

Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.