bab 14

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEMS

Disusun oleh:

Andhi Dewangga                    13.1.02.08400

Faris Aditya R                            13.1.02.08540

Dhany Yusup                          13.1.02.08619

Dian Oktaviani P                    14.1.02.08771

Ruri Novarina                         14.1.02.09344

Lusy Ayu F                             14.1.02.09444

Sisteminfirmasimanajemen.blogspot.co.id

SM 7

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

 SURABAYA

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.

Bagi beberapa orang, informasi adalah sesuatu yang mereka tidak ketahui atau miliki dan dapat digunakan dalam solusi satu permasalahan. Data sering dapat menjadi dasar yang lebih yang mengacu pada angka-angka, orang atau sesuatu. Dalam pengertian ini, data menjadi informasi ketika diakses oleh orang yang memerlukannya dan dapat menggunakannya dalam solusi permaslahan. Ketika data dan informasi diorganisir, sistematis Dan terpadu, kita mengacu padanya sebaga suatu system informasi. Tehnologi computer memungkinkan organisasi mengkombinasikan data dan informasinya dalam lokasi-lokasi pusat secara efisien yang dinamakan database. Dan kemudian membuatnya tersedia untuk penggunaan oleh orang lain tanpa melihat lokasinya. Ketika database ini mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya manusia, kita menamakannya system informasi sumber daya manusia.

Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja.

Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Raymond McLeod, Jr yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 : 475) dalam buku Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi sumber daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan yang meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya manusia atau anggota perusahaan.        

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber dayamanusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih dari sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara dan mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.

Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber daya manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang :

1. Tepat waktu,

2. Akurat,

3. Ringkas,

4. Relevan,

5. Lengkap.    

            Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secara singkat sebagai berikut :

1. Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.

2. Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.

3. Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.

4. Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi  tertentu.

5. Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.

Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen  Sumber Daya Manusia sebagai berikut :

Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah

sebagai berikut :

1.      Blangko-blangko lamaran

            Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.

2. Evaluasi-evaluasi penting

            Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi.

3. Maklumat-maklumat perubahan personalia

            Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4. Tindakan-tindakan pendisiplinan

            Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

5. Daftar gaji

            Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a.Fungsi Masukan,

b.Fungsi Pemrosesan,

c.Fungsi Keluaran.

Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama sistem informasi sumber daya manusia, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik.

Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial

Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

14.1 FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam area fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI. Kita menggunakan istilah direktur SDM untuk menjelaskan orang yang bertanggung jawab atas SDM. Direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.

Kegiatan Umum SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama :

1. Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring)   SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan   Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.

3. Manajemen Data   SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan   Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter gigi, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa dating. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a.Fungsi Masukan,

b.Fungsi Pemrosesan,

c.Fungsi Keluaran.

            Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Fungsi Masukan

            Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).

b.Fungsi Pemrosesan

            Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

c.Fungsi Keluaran

            Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

Untuk menunjang kesuksesan perusahaan diperlukan pengintegrasian fungsi SDM melalui praktek - praktek SDM dalam strategi bisnis perusahaan. Pemilihan dan penerapan strategi bisnis yang tepat sangat ditentukan oleh kualitas SDM yang berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan, merencanakan dan melaksanakan strategi bisnis yang ditetapkan. Pengintegrasian fungsi SDM dalam perencanaan strategi bisnis ini dimaksudkan untuk memberdayakan SDM yang dimiliki dalam pengelolaan berbagai unit kerja dalam organisasi agar proses pengelolaan sumber-sumber daya tersebut dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Fungsi sumber daya manusia (SDM) adalah untuk meningkatkan produktivitas (achievement performance) dalam menunjang perusahaan lebih kompetitif. Dalam hubungan ini, pengukuran produktivitas hanya dibatasi secara sempit pada peran sumberdaya manusia, yang secara bisnis disebut sebagai pekerja (work force). Dengan kata lain produktivitas pada fungsi SDM tidak memperhitungkan faktor lainnya, seperti cost, quality, flexibility dan delivery.

Dalam memahami fungsi SDM perusahaan, sesungguhnya perhatian tidak hanya tertuju pada tujuan para pekerja tetapi juga tujuan dari perusahaan. Ini berarti, di satu pihak, fungsi sumberdaya pekerja (SDM) yang dimiliki individu secara efisien dan efektif harus dikaitkan dengan ekspektasi para pekerja yang dinilai sebagai upah dan di pihak lain, tujuan perusahaan untuk mengoptimalkan profit yang diinginkan. Dengan kata lain dua tujuan (worker vs firm) harus terjadi secara simultan. Bagaimana membuat hubungan yang ideal antara tujuan sumberdaya manusia dalam pengelolaan SDM dengan tujuan perusahaan (organisasi) secara bersamaan menjadi tugas pokok dan fungsi SDM di dalam suatu perusahaan. Dengan demikian, tujuan fungsi SDM dalam hal ini adalah bagaimana terjadinya produktivitas bagi setiap individu di dalam perusahaan, agar nilai produktivitas ini memberikan dampak langsung bagi peningkatan profit perusahaan.

14.2 EVOLUSI SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.

Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO ( Equal Employment Opportunity ), OSHA ( Occupational Safety and Health  Administration ), dan AAP ( Affirmative Action Program ), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.

Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.

Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi. Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi, bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.

Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.

14.3 MODEL SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

            Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia,umumnya menggunakan format yang sama dari subsistem input,database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data,penelitian dan intelijen.Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer.Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database nonkomputer.Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.Berbagai komponen input,penyimpanan dan output membentuk model HRIS.

Suatu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lainnya adalah beragamnya aplikasi yang dimungkinkan. Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada  penyimpanan komputer.

Subsistem Input

1.     Sistem Informasi Akutansi

Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen dara personil dan data akuntansi.

a. Elemen data personil, relatif lebih permanen dan bersifat nonkeuangan. Elemen data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada perusahaan. Data yang serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun.

b. Elemen data akuntansi, terutama bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis dibandingkan data personil.

SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil-keuangan dan nonkeuangan.

2.     Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :

a.       Penelitian suksesi, dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.

b.       Analisis dan evaluasi jabatan, mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.

c.       Penelitian keluhan, membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

3.     Subsistem Intelejen Sumber Daya Manusia

Subsistem intelejen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

a. Intelejen pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

b. Intelejen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

c. Intelejen serikat pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

d. Intelejen masyarakat global. Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

e. Intelejen masyarakat keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.

f. Intelejen pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktik personalia pesaing, dan mungkin informasi perseorangan yang berpotensi untuk direkrut.

4.     Database HRIS

Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen, dan pemasukan data.

a.     ISI DATABASE

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.

• Data pegawai

Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab survei 1990-91, data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.

• Data non pegawai

Ketika diminta untuk menjelaskan data non-pegawai dalam database mereka, 8% responden HRSP mengidentifikasikan data yang menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah.

b.     LOKASI DATABASE HRIS

Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi data base yang lain berada di dalam SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan.

Pemasukan data. Data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber, menurut penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah yang paling populer (86,9% perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukan data dari lingkungan relatif jarang, dilaporkan hanya oleh sekitar 24,2% perusahaan.

Subsistem Output

1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis/evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis/evaluasi kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi.

2. Subsistem Perekrutan

Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalui subsistem perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem output terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif, dan juga merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktikkan daripada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada.

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar. Namun, dalam hal persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini. Namun, terdapat cukup usaha pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/kompensasi, pelatihan dan suksesi.

4, Subsistem Kompensasi

Aplikasi peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran adalah satu-satunya area yang paling besar usaha pengembangannya.

5, Subsistem Tunjangan

Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Defined contribution dan defined benefit memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri tunjangan yang diinginkan dari suatu area “menu”, yang dinamakan cafetaria style benefit plans.

6, Subsistem Pelaporan Lingkungan

Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, misalnya dalam hal pelaporan kebijakan dan praktik personalia perusahaan kepada pemerintah. Berbagai aplikasi (contoh : EEO (employment opportunity)) ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini

 HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan meningkat.

14.4 BAGAIMANA MANAJER MENGGUNAKAN SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar; dimulai dari : Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.

Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.

Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.

Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.

Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:

Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized

Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

bab 13

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Financial Information Systems

Disusun oleh:

Andhi Dewangga                    13.1.02.08400

Faris Aditya R                           13.1.02.08540

Dhany Yusup                          13.1.02.08619

Dian Oktaviani P                    14.1.02.08771

Ruri Novarina                         14.1.02.09344

Lusy Ayu F                             14.1.02.09444

Sisteminfirmasimanajemen.blogspot.co.id

SM 7

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

 SURABAYA

2016

1. Pengertian

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh organisasi perusahaan. Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi internal. Namun secara pokok sistem informasi keuangan mempunyai 3 fungsi utama, yaitu:

1.    Mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang.

2.    Membantu proses fund raising atau pengadaan dana.

3.    Mengontrol dan mengawasi penggunaan dana perusahaan secara sistematis.

Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang bertanggung jawab terhadap perawatan integritas sistem keuangan perusahaan. Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari lingkungan. Gambar 2.1 menjelaskan Bagan Sistem Informasi Keuangan secara umum pada perusahaan yang terdiri dari Sub System Input dan Sub System Output.

2. Sub Sistem Model SIM Keuangan

2.1  Subsistem Input

Ada tiga subsistem input yaitu: subsistem informasi akuntansi, subsistem audit internal dan subsistem intelegen keuangan.

1.    Subsistem Pemrosesan Data

Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data internal dan lingkungan. Kita mengetahui bagaimana terminal pengumpulan data dibidang manufaktur mengumpulkan data internal. Data lain diperoleh dari dokumen sumber dan dimasukkan ke dalam database dengan menggunakan terminal dalam jaringan yang ditempatkan diseluruh perusahaan. Subsistem pemrosesan data juga mengumpulkan data lingkungan sebagai hasil dari transaksi bisnis dengan perusahaan lain. Kita telah mengetahui bagaimana sistem entri pemesanan dan account receivable mengumpulkan data dan bagaimana sistem pembelian, penerimaan dan account payable mengumpulkan data pemasok.

Data internal berfungsi sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi perusahaan, sebagai contoh menggunakan data yang diperoleh dari pelaporan kerja, yang digunakan sebagai dasar untuk menyusun atau merevisi standar penampilan. Data lengkungan memberikan dasar untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok perusahaan. Sebagai contoh, dalam menggunakan model matematis untuk mensimulasi pengaruh dari keputusan mengenai inventarisasi, manajer akan memasukkan skenario yang sebagian didasarkan pada data accounting historis yang menjelaskan pesanan pelanggan dan lead time pemasok.

Sistem Informasi Akuntasi (SIA) merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen (SIM) digunakan oleh pihak manajemen dalam menjalankan bisnis perusahaan. Sehingga Sistem Informasi Akuntasi dalam hal ini juga sebagai sumber informasi yang berguna dalam mencapai tujuan perusahaan yang terangkum dalam Sistem Informasi Manajemen.

 Setelah mengetahui sejumlah dasar pemrosesan data, disini kami akan melanjutkan pembahasan dan meninjau lebih dalam secara singkat mengenai dasar-dasar pemrosesan data.

a.    Sinonim dengan Accounting.

Dalam pandangan kami, sistem pemrosesan data adalah sama dengan sistem accounting.

b.    Tujuan Pemrosesan Data.

Tujuan pemrosesan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang up-to-date.

c.    Aplikasi yang Dibutuhkan.

Perusahaan tidak memutuskan apakah mengimplementasikan sistem pemrosesan data atau tidak, sistem tersebut dikehendaki oleh elemen dalam lingkungan, khususnya pemegang saham, masyarakat keuangan, dan pemerintah.

d.   Tugas Pokok.

Pemrosesan data mempunyai empat tugas pokok yaitu pemgumpulan data, pengubahan data penyimpanan data dan pembuatan dokumen.

e.    Sifat Pemrosesan Data.

Pemrosesan data menjalankan tugas yang penting, secara relatif mengikuti prosedur standart, memberikan data yanglengkap, utamanya mempunyai fokus histori dan memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

f.     Subsistem Pemrosesan Data.

Subsistem dari sistem distribusi, menampilkan contoh yang tepat mengenai bagaimana subsistem utama dipadukan melalui arus data. Subsistem penggajian melengkapi delapan subsistem dari sistem distribusi untuk membentuk inti pemrosesan data bagi berbagai jenis organisasi.

2.   Subsistem Audit Internal

Pengertian auditor adalah orang bertugas memeriksa catatan akuntansi untuk menguji kebenarannya. Auditor intemal adalah pekerja dalam perusahaan, yang biasanya terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan. Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknik industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan. Auditor intemal harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Ini rneliputi pemahaman komputer dan informasi, selain kemampuan auditing standar yang dimilikinya.

Mungkin kebalikan dari apa yang anda perkirakan, bahwa auditor internal tidak selalu harus dari lulusan perguruan tinggi jurusan akuntansi, namun mereka yang bekeja di auditing bisa dari berbagai macam disiplin ilmu. Kondisi ini, dan dengan adanya kenyataan bahwa sistem bisnis bersifat sangat kompleks, menyebabkan auditor internal harus setidaknya menjalani training sekitar empat tahun. Semuanya ini dimaksudkan agar auditor intemal, seperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan kontribusi yang beragam terhadap proyek sistem berdasarkan disiplin ilmunya dan berdasarkan pengalamannya.

Mungkin tingkat kontribusi auditor ini bisa dipengaruhi oleh sikap manajemen puncak. Jika manajemen melihat auditor hanya sebagai anjing pengawas yang misi utamanya mendeteksi kelemahan yang terhadap sistem yang telah diinstal, maka kontribusinya akan sedikit. Sebaliknya, bila manajemen melihatnya secara positif yaitu bahwa ia dapat memberikan masukan atau pengaruh kepada seluruh siklus hidup CBIS, maka tingkat kontribusinya akan tinggi.

Auditor internal, seperti halnya insinyur industri, biasanya hanya terbatas melakukan aktivitas internal. Namun demikian, ada pemikiran diantara internal, bahwa mereka seharusnya lebih rnernberikan perhatian pada lingkungan. Dengan lebih banyak melihat lingkungan perusahaan, auditor akan perspektif yang lebih luas untuk rnernperhatikan sistem perusahaan dan ia dapat lebih mempunyai peran dalam tugas konsultasinya.

Selama ini tak ada tanda yang menunjukkan bahwa auditor internal telah memiliki perspektif yang lebih luas tersebut. Namun, untuk mencapai pola yang telah kita terapkan, yaitu sejauh mana CBIS seharusnya berfungsi, kita telah menyertakan input lingkungan ke dalam subsistem auditing internal.

Auditor dibagi 2 jenis menjadi:

1. Auditor Ekternal:   Auditor yang bekerja untuk kantor akuntansi publik. Biasanya terdapat pada perusahaan kecil.

2. Auditor Internal:  Auditor yang dimiliki sendiri oleh perusahaan. Biasanya pada perusahaan besar memiliki  auditor internal sendiri.

Jenis-jenis Audit Internal dibagi berdasarkan posisi audit dalam perusahaan yang ada, sebagai berikut:

1.      Audit Keuangan

Menguji akurasi catatan keuangan perusahaan. Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakurangan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang dilakukan oleh auditor eksternal. Auditor internal juga melakukan audit keuangan khusus terpisah dari apa yang dilakukan oleh auditor eksternal, atau dapat bekerja sama dengan eksternal.

2.      Audit Operasional

Bertugas memeriksa efektivitas prosedur. Audit operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mensahkan) efektivitas prosedur. Sistem yang dipelajari hampir semuanya bersifat konseptual, bukannya fisik, dan mungkin melibatkan atau tidak melibatkan penggunaan komputer. Dilakukan oleh analis sistem selama tahap analis dari siklus hidup sistem.

3.    Audit Kesesuaian

Bertugas memeriksa efektivitas prosedur secara berkelanjutan. Kesesuaian, merupakan lanjutan dari kegiatan audit operasional. Audit kesesuaian akan berlanjut terus, sehingga prosedur di perusahaan akan terus berjalan dengan baik.

Audit persetujuan (Kesesuaian) adalah sama dengan audit operasional kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar. Sebagai contoh, auditor internal bisa secara random menentukan pekerja dan secara perorangan para pekerja diberi cek pembayaran, dan bukannya rnenggunakan pengiriman.

Hal ini memastikan bahwa nama pada sistem penggajian menggambarkan pekerja yang sebenarnya dan bukannya hanya entri fiktif yang dibuat oleh supervisor yang bertanggung jawab, yang hanya ingin mendapat bagian dari pembayaran tersebut.

4.   Rancangan Sistem Pengendalian Internal

Rancangan sistem pengendalian internal merupakan rencana untuk pelaksanaan audit-audit agar berjalan lebih baik.Auditor internal berpartisipasi aktif dalam pengembangan sistem. Dalam auditing operasional dan persetujuan, auditor internal mempelajari sistem yang telah ada.

Namun, tak heran kenapa auditor harus menunggu sampai suatu sistem diimplementasikan, sehingga ia tak dapat memberikan masukan terhadap pemasangan sistem itu. Salah satu alasannya adalah akan lebih terlalu mahal untuk rnengoreksi kesalahan sistem pada waktu sistem itu telah diimplementasikan dari pada melakukan koreksi kepadanya selama waktu perancangan. Alasan yang lebih penting lagi adalah adanya kenyataan bahwa auditor internal dapat menyumbangkan keahliannya untuk meningkatkan kualitas sistem tersebut.

Seorang auditor memiliki sejumlah kriteria yang harus dipenuhi karena akan berkaitan erat dengan pekerjaan yang diembannya. Berikut akan kami ulas secara singkat:    

1.      Objektivitas

Pentingnya objektivitas. Seperti halnya auditor eksternal, unsur yang berbeda dari pekeja lainnya yang harus dimiliki oleh auditor internal adalah objektivitas. Evaluasi dan saran yang diberikannya adalah untuk mengoreksi sistem orang lain, tidak pernah untuk sistemnya sendiri.

Oleh karena itu, ha1 ini akan menjadi sangat gawat bila situasi untuk mengoreksi sistemnya sendiri ini tejadi.

Agar audit internal selalu dapat menjaga keobjektivitasannya, ia tidak disertakan untuk bertanggung jawab atas sistem yang telah ia bantu dalam pengembangan. Ia hanya bekerja dalam kapasitasnya sebagai pemberi saran. Ia membuat rekomendasi atau saran kepada manajemen dan membuat keputusan manajemen mengenai apakah akan mengimplementasi rekomendasi tersebut atau tidak. Dalam hal ini, auditor intemal melakukan pekerjaannya persis sama dengan analis sistem.

2.      Independensi

Independensi adalah keadaan bebas dari pengaruh, tidak dikendalikan oleh pihak lain, tidak tergantung pada orang lain (Mulyadi dan Puradireja, 2002: 26). Dalam SPAP (IAI, 2001: 220.1) auditor diharuskan bersikap independen, artinya tidak mudah dipengaruhi, karena ia melaksanakan pekerjaannya untuk kepentingan umum (dibedakan di dalam hal ia berpraktik sebagai auditor intern).

3.    Subsistem Intelegen Keuangan

Subsistem Intelijen Keuangan, yaitu mengumpulkan data dari masyarakat keuangan yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman dan sebagainya. Komponen ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analisis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi perusahaan. Berperan untuk digunakan mengidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik. Informasi yang diperoleh berasal dari beberapa pihak antara lain :

1.      Informasi pemegang saham, contoh: Laporan tahunan atau triwulan.

2.      Informasi Masyarakat Keuangan.

3.      Pengaruh lingkungan pada arus uang (Pemerintah Pusat dan Daerah)

2.2  Subsistem Output

Sistem Informasi Keuangan (SIK) mencakup tiga subsistem output yaitu: subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, dan subsistem pengontrolan.

1.    Subsistem Peramalan

Subsistem Peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk  jangka waktu sepuluh tahun atau pun lebih. Aktivitas tahun yang akan datangterutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal sepertikapasitas produksi, dan keuangan yang ada.

Bila jangka waktu peramalan tersebut diperpanjang, maka pengaruh lingkungan meningkat. Perubahan kebutuhan harus diantisipasi, seperti halnya mengantisipasi iklim ekonomi.

Model peramalan telah dikembangkan, yaitu meliputi data internal dan lingkungan. Data ini akan memberikan dasar bagi perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Model ini berfungsi sebagai alat DSS untuk memecahkan masalah  yang  menjadi kurang terstruktur karena adanya perpanjangan jangka waktu perencanaan.

Ada berbagai macam teknik peramalan yang dapat digunakan untuk melihat masa depan. Perusahaan biasanya akan menggunakan kombinasi dari beberapa teknik, dengan mencari prediksi masa depan yang paling baik.

Sebagian besar teknik tersebut bersifat informal dan sangat tergantung pada pengetahuan, pertimbangan, dan intuisi manajer. Teknik yang lain menggunakan metode kuantitatif. Metode kuantitatif telah lama digunakan untuk  peramalan sebelum ia diterapkan untuk bidang lain dalam operasi perusahaan.

 Metode Peramalan:

1. Metode Kuantitatif

Bagian keputusan terstruktur dapat ditangani dengan metode kuantitatif yang berjangkauan dari yang paling sederbana sampai yang sangat kompleks. Salah satu teknik yang tetap populer selama dua puluh lima tahun atau lebih adalah regresi. Ia melibatkan hubungan aktivitas yang menjadi ramalan, seperti penjualan, dengan beberapa aktivitas lainnya, seperti jumlah tenaga penjual.

2. Metode Non Kuantitatif

Pendekatan non-kuantitatif tidak melibatkan penghitungan data. Manajer melakukan penalaran, seperti, "Kami menjual dua ribu unit pada tahun la1u dan kami harus dapat meningkatkan penjualan tersebut. Maka, saya pikir kami akan menjual dua ribu lima ratus pada tahun yang akan datang." Ramalan seperti ini hanya mempunyai sedikit dasar atau bahkan tidak sama sekali, atau ramalan tersebut dapat dihasilkan dari pengalaman penglihatan bisnis yang telah bertahun-tahun. Banyak manajer yang dapat melakukan pendekatan non-kuantitatif ini dengan sangat baik.

Beberapa perusahaan telah menetapkan sistem formal yang mencakup metode kuantitatif. Ada tiga metode, yaitu konsensus panel Delphi dan Rapat elektronik:

a.    Tehnik Konsensus Panel

Teknik konsensus panel terdiri atas kelompok ahli yang secara terbuka membahas faktor yang berhubungan dengan masa depan dan melakukan sebuah proyeksi yang didasarkan pada input kombinasi.

b.   Metode Delphi

Metode Delphi melibatkan sekelompok ahli yang tidak bertemu secara perorangan, namun mereka memberikan respon kepada serangkaian quesioner yang dibuat oleh seorang koordinator. Setiap putaran kuesener menggabungkan input dari putaran sebelumnya. Dengan demikian, sedikit demi sedikit isinya tersaring terus.

Beberapa prinsip-prinsip yang mendasari subsistem manajemen peramalan adalah sebagai berikut:

a.    Semua ramalan adalah proyeksi dari masa lalu

Dasar terbaik untuk memprediksi apa yang akan terjadi di masa datang adalah dengan melihat apa yang telah terjadi di masa lampau. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan atau cara ini. Inilah mengapa data accounting begitu penting untuk peramalan; yaitu ia memberikan dasar historis.

b.   Semua ramalan terdiri atas keputusan semi terstruktur

Keputusan peramalan adalah contoh jenis semi terstruktur yang tepat yang diberikan oleh DSS. Keputusan didasarkan pada beberapa variabel yang dapat diukur dan beberapa variabel yang tak dapat diukur.

c.    Tak ada teknik peramalan yang sempurna

Paket peramalan mainframe yang canggih pun tidak dapat diharapkan memberikan keakuratan prediksi 100 persen.

Karena manajer mengetahui akan sifat peramalan ini, ia banyak menggunakan pertimbangannya dalam menggunakan output untuk dasar  perencanaan masa yang akan datang.

2.  Subsistem Manajemen Dana

Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan menggambarkan arusuang dalam perusahaan. Subsistem manajemen dana adalah bagian dari sistem informasi keuangan yang mempunyai pengaruh yang sangat kuat pada arus tersebut.

Model Cash Flow adalah contoh yang tepat mengenai cara penggunaan komputer untuk mengelola arus uang, karena ia mencakup seluruh struktur yaitu dari penerimaan cash sampai pembayaran atau pengeluaran cash. Banyak keputusan subsider atau tambahan yang harus dibuat dalam struktur ini, dan subsistem manajemen dana dapat memberikan dukungan.

Perusahaan tidak secara penuh dipengaruhi oleh lingkungannya. Berkaitan dengan sumber uang, perusahaan dapat mepengaruhi arus yang mengalir ke dan dari lingkungan. Program yang ada di dalam subsistem manajemen dan amemungkinkan manajer keuangan untuk membuat keputusan yang dapat mempengaruhi arus tersebut sesuai yang dikehendaki.

Kita telah melihat bagaimana expert system dapat digunakan untuk mengatur arus masuk dengan cara menerapkan kebijaksanaan kredit perusahaan. Pengaruh yang kuat atas arus keluar ditahan oleh subsistem pengontrolan.

3.  Subsistem Pengendalian

Subsistem ini terutama terdiri dari atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh subsistem pemroses data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut digunakan. Laporan itu biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Subsistem Pengendalian memungkinkan manajer untuk mengontrol penggunaan anggaran.

1.    Proses Penganggaran

Proses penyusunan anggaran terdiri atas sejumlah keputusan semiterstruktur. Selain sangat dibutuhkan dukungan data dalam bentuk record accounting historis, juga diperlukan berbagi pertimbangan. Ada tiga pendekatan atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu top-down, bottom-up, dan partisipatif.

a.    Pendekatan Top-Down

Bila dilakukan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat dibawahnya. Rasionalisasi pelaksanaan pendekatan ini adalah bahwa eksekutif mempunyai pemahaman yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.

b.    Pendekatan Bottom-Up

Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dari tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat dengan tindakan dan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya.

c.    Pendekatan Partisipatif

Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum yang dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif. Yaitu, orang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negosiasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapat kepuasan.

Manajer tingkat menengah berperan pokok dalam proses ini, yaitu dengan memberikan pandangan jangka panjang kepada eksekutif dan memberikan pandangan mengenai kebutuhan jangka pendek  bagi manajer tingkat bawah.

2.    Laporan Anggaran

Anggaran operasi untuk sebuah unit, seperti departemen atau devisi, terdiri atas jumlah untuk tiap item pengeluaran pokok (gaji, telepon, sewa, pemasok dan sebagainya). Item pengeluaran ini biasanya dialokasikan perbulan sepanjang tahun fiskal agar sesuai dengan tingkat fluktuasi aktivitas. Setiap manajer yang mempunyai tanggung jawab anggaran ini menerima laporan bulanan, yang menunjukkan pengeluaran sebenarnya dari tiap unitdibandingkan dengan anggaran.

Laporan ini biasanya mempunyai dampak yang besar pada manajer. Dalam beberapa perusahaan, rencana kompensasi manajemen sebagian didasarkan pada penampilan anggaran. Mungkin perusahaan akan memberikan bonus jika penampilannya tidak melenceng dari anggaran. Tujuannya adalah untuk memenuhi jumlah keseluruhan yang dianggaran selam setahun.

3.    Rasio Penampilan

Selain untuk menyusun anggaran, subsistem pengontrolan juga menghasilkan sejumlah rasio penampilan, yang memungkinkan manajer pada semua tingkatan untuk membandingkan penampilan mereka dengan standar industri perusahaan tersebut, serta mungkin dengan bisnis secara keseluruhan. Rasio ini dihitung dengan menggunakan total rekapitulasi dari transaksi akuntansi. Hanya ada beberapa rasio. Diantaranya, yang paling terkenal adalah current ratio yang mengukur tingkat hutang jangka pendek dengan aset yangdapat diubah menjadi cash dengan mudah, yang dapat dicakup oleh unit perusahaan atau organisasional. Rasio sebesar 1,0 atau lebih besar adalah yang diinginkan, karena ia berarti bahwa hutang dapat ditutup tanpa harus menjual beberapa aset. Rasio populer yang lain adalah inventory turnover.